W cieniu kampanii wyborczej ciągle pojawiają się nowe zmiany w przepisach podatkowych. Tym razem zmiana dotyczy podatku VAT, a ściślej obowiązku jaki spoczywa na przyjmującym fakturę. Co musi on zrobić by transakcja była ważna dla skarbówki? Okazuje się, że rejestr czynnych podatników VAT już nie wystarczy. Od 1 września pojawił się nowy rejestr - biała lista podatników VAT.
Może warto do niej zajrzeć zanim stanie się obowiązkowym narzędziem każdego podatnika.
Jak można się narazić fiskusowi?
Biała lista podatników VAT to kolejny obowiązek jakim obarcza się podatników. Jest to jednocześnie narzędzie umożliwiające urzędnikom skarbowym łatwe i szybkie karanie osób prowadzących działalność gospodarczą. Wystarczy, że podatnik zapłaci przelewem fakturę na konto bankowe inne niż to, które jest w rejestrze białej listy i już jest podstawa do nałożenia sankcji.
Co będzie jeżeli dostawca zapomniał uaktualnić oficjalny numer konta firmowego?
Faktura jest umową kupna-sprzedaży i zgodnie z prawem dostawca wskazuje
nabywcy numer konta bankowego do dokonania wpłaty. Od 1 stycznia 2020
roku dla fiskusa to się zmienia. Kontem do zapłaty za fakturę nie jest
podany na niej numer rachunku, ale ten, który jest w rejestrze białej listy.
To kupujący będzie winien uchybieniom, a nie wystawca faktury. Może się zdarzyć, że dostawca zapomniał go uaktualnić w rejestrze firm i numer konta bankowego, który jest w białej liście, nie jest już w dyspozycji dostawcy? Czy przelew na taki numer rachunku bankowego, inny niż podatny na fakturze jest podstawą do nabycia towaru w świetle umowy kupna sprzedaży?
Na wszelki wypadek sprawdź czy w białej liście masz aktualny numer konta bankowego, zanim będzie za późno!
Nowy wykaz podatników VAT
Uruchomiony 1 września 2019 roku nowy wykaz podatników VAT zwany "białą listą" ma służyć zarówno podatnikom, jak i skarbówce. To połączenie rejestru czynnych podatników VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Biała lista to elektroniczne, bezpłatne narzędzie umożliwiające sprawdzanie podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Oprócz dotychczasowych wyszukiwarek umożliwiających sprawdzenie podmiotu po numerze NIP i REGON, mamy teraz możliwość sprawdzenia kontrahenta po numerze konta bankowego.
W jakim celu powstał nowy rejestr podatników VAT
Rejestr podatników, zwany białą listą przygotowała i prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). Nowa lista nie powstała jedynie po to aby dodać nowych obowiązków osobom prowadzącym działalność gospodarczą. Weryfikacja danych przyszłych kontrahentów daje bezpieczeństwo przyszłej transakcji. Ułatwia nawiązywanie współpracy. Daje szansę by "lepiej się poznali".
Dzięki białej liście mamy możliwość szybkiej weryfikacji kontrahenta po numerze konta
bankowego. Z pewnością ułatwi to eliminację nieuczciwych dostawców, zwłaszcza tych
podszywających się pod inne firmy. Dotyczy to oszustów, którzy wystawiali faktury na istniejące i znane firmy, a przy płatnościach podawali swój numer konta. Teraz to nie będzie możliwe.
Historia firmy w białej liście
Inną zaletą białej listy jest możliwość sprawdzenia historii danej firmy. Możemy dowiedzieć się, od jak dawna ich przyszły partner był podatnikiem VAT. Znajdują się tu również uzasadnienia odmowy rejestracji danej firmy w rejestrach VAT. Ministerstwo zakłada, że taka informacja ukróci tworzenie się karuzel vatowskich.
Z ordynacji podatkowej wynika obowiązek dochowania należytej staranności przy weryfikacji kontrahentów. Biała lista to umożliwia. Sprawdzenie kontrahentów w nowym rejestrze przygotowanym przez KAS daje poczucie bezpieczeństwa firmom. Z jednej strony chroni ich przed nieuczciwymi firmami, ale z drugiej jest dla skarbówki wystarczającym dowodem, że podatnik zrobił wszystko by takiego kontrahenta sprawdzić. W tym celu należy jedynie pobrać potwierdzenie weryfikacji danych kontrahenta na białej liście. To zwiększa zaufanie skarbówki do podatnika. Powinno wystarczyć organom kontrolnym przy czynnościach sprawdzających.
Gdy dostawca okaże się oszustem
Niezachowanie należytej staranności powoduje, że nabywca odpowiada solidarnie za przewinienia nieuczciwego dostawcy. Wystawiane faktury są anulowane, a nabywca nie może zaliczyć je w koszty prowadzonej działalności. Zazwyczaj zakupione od oszusta towary nie mogą być przez nabywcę odsprzedawane. Potwierdzone pozytywne zweryfikowanie kontrahenta na białej liście zwalnia nabywcę od współodpowiedzialności.
Jakie informacje zawiera biała lista?
W białej liście podatników VAT znajdują się podstawowe dane identyfikacyjne podmiotów gospodarczych, takie jak nazwa firmy, adresy, telefony, numer NIP i REGON. Wymieniany jest nie tylko adres siedziby firmy, ale również wszystkie miejsca prowadzenia przez nią działalności. Obok podstawowych danych jest informacja o statusie firmy. Czy jest czynnym podatnikiem, czy zwolnionym od podatku VAT. Jest też umieszczona na liście historia rejestracji firmy w VAT z okresu ostatnich 5 lat. To przydatna informacja dla tych, którzy wystawiają faktury z wcześniejszą datą, lub zapomnieli w przeszłości pobrać potwierdzenie weryfikacji w rejestrze czynnych podatników VAT. Na białej liście znajduje się również aktualny numer konta bankowego firmy. Ta informacja z pewnością uchroni niejedną firmę przed oszustami.
Jak skorzystać z białej listy, nowego rejestru przygotowanego przez KAS?
By sprawdzić przyszłych kontrahentów wystarczy wejść na stronę internetową Ministerstwa Finansów lub na stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej CEIDG i skorzystać z umieszczonej tam przeglądarki. Do odnalezienia firmy wystarczy podać numer konta bankowego kontrahenta. Może to być również NIP lub REGON, albo wpisać nazwę firmy lub jej część.
Co nam grozi, gdy nie skorzystamy z białej listy podatników VAT
Poza wymienionymi już konsekwencjami wynikającymi z niedochowania obowiązku należytej staranności grożą nam również inne kary. Od 1 stycznia 2020 roku zacznie obowiązywać obowiązek weryfikacji konta bankowego dostawcy przez nabywcę. Opłata przelewem transakcji powyżej 15 tysięcy złotych, dokonana na konto inne niż oficjalne konto bankowe firmy, podane w białej liście VAT, wywoła dotkliwe sankcje. Przede wszystkim wpłata należności za fakturę na inne konto bankowe, niż to, które dostawca podał w rejestrze podatkowym VAT, spowoduje, że nabywca nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów prowadzonej przez siebie działalności.
W przypadku, gdy dostawca okaże się oszustem, na nabywcy będzie ciążyć współodpowiedzialność za brak odprowadzenia podatków przez dostawcę. Będzie współuczestniczyć w pokryciu zaległości podatkowych wynikających z nieopłaconego VAT przez dostawcę.
Przelew na niewłaściwe konto dostawcy
Najczęściej dokonując przelew za faktury od stałych dostawców nie pamiętamy o sprawdzeniu ich aktualnego numeru konta. Czasem sprawdzimy jedynie numer konta jaki jest umieszczony na ostatniej fakturze. Od 1 stycznia 2020 roku naszym obowiązkiem będzie kontrolowanie na bieżąco jaki jest aktualny numer konta bankowego dostawcy. Będzie to można dokonać w białej liście podatników VAT.
Jeżeli zauważymy pomyłkę, to najpóźniej w ciągu trzech dni od daty zlecenia przelewu mamy obowiązek powiadomić o tym urząd skarbowy.
Przelew na niewłaściwe konto i split payment
W przypadku, gdy płatność za fakturę nabywca dokona przelewem na konto bankowe dostawcy spoza rejestru białej liście, ale zastosuje przy tym mechanizm podzielonej płatności - split payment, wówczas nie poniesie współodpowiedzialności w zakresie zaległości w VAT u dostawcy.
Sprawdzanie w białej liście konta bankowego jest koniecznością u niektórych podatników, już od 1 listopada 2019 roku z uwagi na wejście w życie przepisów podatkowych dotyczących obowiązkowego split payment dla niektórych branż i grup towarów, w tym objętych odwrotnym obciążeniem.
Pamiętaj, że numer konta bankowego jaki znajduje się w białej liście jest publikowany na podstawie deklaracji podatnika przy rejestracji firmy, oraz zmian jakie dokonywał na stronie CEIDG, lub w przypadku spółek zgłoszeniami w urzędzie skarbowym (NIP-8, NIP-2).
Wydruk potwierdzenia weryfikacji przy każdej transakcji
Ciężko zweryfikować poprawność i rzetelność białej listy. Można jedynie domniemywać, że jest ona wiarygodna. Z naszych pobieżnych analiz wynika, że firmy, które nawet kilka lat temu zawiesiły swoją działalność ciągle figurują w nowym rejestrze jako czynni podatnicy VAT. Dlatego już teraz wielu podatników (na wszelki wypadek) przy wystawianiu każdej faktury drukują potwierdzenie weryfikacji kontrahenta. Po zmianach dojdzie nam dodatkowo kolejna czynność wynikająca z weryfikacji konta bankowego i drukowany kolejny papierek przy każdym przelewie powyżej 15 tys. zł. W ten sposób mamy wprowadzenie dodatkowego elementu biurokracji.
Weryfikacja podatników w białej liście a JPK
Weryfikacja kontrahentów nie jest czymś nowym. Przecież każde wysłane zestawienie JPK jest poprzedzone weryfikacją podatników czynnych w VAT. Wydawać by się mogło, że już to jest spełnieniem wymogu dochowania staranności. Jedynym nowym elementem jest obowiązek sprawdzenia czy konto, które nam wskazał dostawca, jest jego oficjalnym kontem firmowym wskazanym przez niego białej liście.
Biała lista, a programy do księgowości
Nowy system weryfikacji podatników w białej liście już został wdrożony
przez firmy przygotowujące programy do księgowości. Ten prosty element
programu księgowego automatycznie podaje nam aktualny numer konta bankowego
kontrahenta i zapisuje datę kiedy dokonaliśmy tej weryfikacji.
Pamiętaj: obowiązek weryfikacji kontrahentów w białej liście podatników VAT wchodzi w życie od 1 stycznia 2020 roku. W zakresie konta bankowego dotyczyć będzie głównie transakcji powyżej 15 tys. zł. Do końca 2019 roku weryfikacja ta nie jest obowiązkowa. Jej brak nie spowoduje żadnych negatywnych konsekwencji ze strony urzędów skarbowych. Wyjątkiem są niektóre branże i grupy towarów, gdzie zmiany wchodzą od 1 listopada 2019 r.
Pamiętaj: obowiązek weryfikacji kontrahentów w białej liście podatników VAT wchodzi w życie od 1 stycznia 2020 roku. W zakresie konta bankowego dotyczyć będzie głównie transakcji powyżej 15 tys. zł. Do końca 2019 roku weryfikacja ta nie jest obowiązkowa. Jej brak nie spowoduje żadnych negatywnych konsekwencji ze strony urzędów skarbowych. Wyjątkiem są niektóre branże i grupy towarów, gdzie zmiany wchodzą od 1 listopada 2019 r.
#biała lista #nowy rejestr podatników VAT #czynny podatnik VAT #konto bankowe firmy #weryfikacja podatników w VAT #split payment
Bezpieczeństwo
Dokumenty
Finanse
JPK
Konto bankowe
Księgowość
Nowa firma
Podatki
Programy księgowe
VAT