Księgowanie w KPiR. Metoda kasowa i memoriałowa, a rozliczenia VAT

Osoby rozliczające się na zasadach ogólnych mają obowiązek prowadzić swoją księgowość przy pomocy Księgi Przychodów i Rozchodów w skrócie KPiR.  To uproszczona forma księgowości w odróżnieniu od pełnej księgowości prowadzonej przy pomocy Ksiąg Handlowych, gdzie księgowaniu podlegają również wszelkie operacje finansowe takie jak przelewy wychodzące i przychodzące, operacje magazynowe, udziały w firmie, operacje w kasie, podatki i tym podobne. Do tego dochodzą również księgi analityczne, w których są dokumentowane wszystkie rodzaje dokonanych operacji. Nie oznacza to jednak, że prowadzenie KPiR jest takie proste, a przynajmniej, że nie można jej nieco skomplikować.

Kiedy wydatek wpływa na osiągnięty przychód?

Sprawa księgowania kosztów jest jednym ze sposobów skomplikowania zapisów w KPiR. Zgodnie z ordynacją podatkową, kosztem prowadzenia działalności są wszelkie wydatki związane z prowadzoną działalnością, służące uzyskaniu przychodu. Jest to dość jasna definicja. Powstaje jednak pytanie: kiedy jest ponieśliśmy wydatek, a kiedy będziemy mieć dzięki niemu przychód.

Zakupione towary i surowce uwzględniamy w remanencie początkowym i końcowym. Dzięki temu możemy poniesione na nie koszty zakupu rozliczyć we właściwym roku podatkowym.

Tego jednak nie jesteśmy w stanie zrobić w przypadku wydatków. Gdy w styczniu otrzymujemy fakturę za telefon i internet dotyczy ona wydatków związanych z przychodem uzyskanym w grudniu, czyli za poprzedni rok podatkowy. Dodatkowo faktura obejmuje wykonane połączenia w grudniu, jak i abonament za styczeń. Powinna więc być księgowana częściowo w starym roku, a częściowo w nowym.

Jeszcze więcej problemów może być z kupionym serwisem do kawy. Co z tego, że kupiliśmy do w listopadzie jak dopiero w lutym mamy czas by go rozpakować i postawić w recepcji by mogła służyć klientom podczas negocjacji handlowych.

A to dopiero początek bo w przypadku wydatków wiele rzeczy kupujemy na zapas. Materiały eksploatacyjne, środki czystości, zestawy biurowe, itd. Można się zastanowić czy prąd za który zapłaciliśmy w tym miesiącu służy wytworzeniu dóbr w celu osiągnięcia przychodu w tym roku, za rok, czy za 10 lat.

Koszty bezpośrednie i pośrednie

Podchodząc do księgowania kosztów z uwzględnieniem momentu kiedy przyczynią się one do uzyskania przychodu należy dokonać podziału kosztów na pośrednie i bezpośrednie.

Koszty bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami (tzw. koszty bezpośrednie), to takie,  które mają bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów. Można im przypisać konkretnie moment, kiedy przyczyniły się do osiągnięcia przychodu. Księgujemy je w powiązaniu z wystawioną przez nas fakturą sprzedaży. Jeżeli nie da się tego określić mówimy o kosztach pośrednich, które są związane z ogółem prowadzonej działalności.

Metoda memoriałowa w KPiR

Chcąc księgować ponoszone wydatki w ścisłym powiązaniu z danym rokiem podatkowym musimy przy prowadzeniu KPiR zastosować metodę memoriałową. Decyzję o wybraniu metody księgowania możemy podjąć jedynie od początku roku i nie jest możliwa zmiana sposobu zaliczania kosztów w trakcie roku kalendarzowego. Przepisy dotyczące księgowania w metodzie memoriałowej znajdziecie w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o PIT. Stosując się do tej metody wszystkie koszty bezpośrednie księgujemy jedynie w części związanej  z danym rokiem kalendarzowym. Koszty pośrednie w metodzie memoriałowej księgujemy zgodnie z momentem wystawienia faktury. 

Płacąc w połowie roku za ubezpieczenie samochodu mamy koszt pośredni, bo nie jest związany z konkretnym przychodem. Księgujemy go w momencie wystawienia polisy. Jednak ubezpieczając wysyłkę towaru księgujemy jego koszt w powiązaniu z datą sprzedaży tego towaru.

Najwięcej problemów metoda ta sprawia przy księgowaniu stałych opłat na przełomie roku. Są też problemy dotyczące rozliczenia kosztów umowy-zlecenia przy projektach, za które faktura będzie wystawiana w terminie późniejszym. Chodzi o umowy między równożędnymi podmiotami gospodarczymi. 

Metoda uproszczona, kasowa w KPiR

Oczywiście to tylko od nas zależy jaką wybierzemy metodę księgowania kosztów w KPiR. Najczęściej wybieramy metodę uproszczoną, zwaną też metodą kasową. W metodzie tej koszty księgujemy w momencie wystawienia faktury, bez względu za okres rozliczenia, którego dotyczą. Nie ważny jest również termin płatności za fakturę.

Wynagrodzenia i składki na ZUS oraz ubezpieczenie zdrowotne

W obu metodach księgowania tak samo księgujemy wynagrodzenia za pracę i ubezpieczenia społeczne. Bez względu na to kiedy dokonujemy wypłaty, wynagrodzenie pracowników księgujemy w miesiącu, którego one dotyczą.

Nie ma znaczenia kiedy płacimy wynagrodzenie za miesiąc luty. Czy wypłatę robimy na koniec lutego, czy dopiero 15 marca. Księgujemy je zawsze w lutym. Podobnie jest ze składkami za ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od pracowników, pod warunkiem, że zostaną one opłacone w terminie. W przypadku składek płaconych przez właściciela firmy, stanowią one koszt w miesiącu ich opłacenia.

Czy o wybranej metodzie należy powiadamiać Urząd Skarbowy?

Sami dokonujemy wyboru metody prowadzenia PKPiR. Nie musimy tego zgłaszać naczelnikowi urzędu skarbowego, ani uwidaczniać to we wpisie w CEIDG. To jest nasz wewnętrzny sposób księgowania kosztów w KPiR. Musimy jednak pamiętać, że wybraną metodę trzeba stosować przez cały rok podatkowy.

Metody księgowania kosztów w KPiR, a podatek VAT

Metody księgowania kosztów w KPiR nie mają nic wspólnego z rozliczaniem podatku VAT. Do odliczenia należnego podatku od towarów i usług nie ma znaczenia kiedy poniesiony koszt będzie miał wpływ na osiągnięte przychody. Liczy się jedynie wystawiona faktura, bądź termin jej zapłacenia.

Metoda memoriałowa i kasowa w rozliczaniach VAT

Podobnie jak w metodach księgowania w KPiR, tak i w rozliczeniach VAT mamy do czynienia z metodą memoriałową i kasową. W tym przypadku dotyczy to sposobu rozliczania faktur VAT według daty ich wystawienia, lub daty ich opłacenia (nie dłużej niż 180 dni).

Metoda kasowa rozliczania w VAT

Metoda kasowa w rozliczeniach VAT to bardzo duże ułatwienia dla firm, które muszą sprzedawać swoje towary, czy usługi z odwleczonym terminem płatności. Taka forma może pomóc im w rozliczeniu się z fiskusem w przypadku realizacji dostaw dla klientów, którzy mają problemy z terminową płatnością za zobowiązania. Jedyny problem to maksymalny termin płatności, który nie może być dłuższy niż 180 dni, oraz to, że klient musi być czynnym płatnikiem VAT. Poza tym metoda kasową w rozliczeniach VAT obligatoryjne nakłada kwartalne rozliczanie się z podatku VAT .

Metoda memoriałowa w rozliczeniach VAT

Metoda memoriałowa w rozliczeniach VAT jest dużo prostsza w księgowaniu. Nie musimy śledzić przelewów za wystawiane faktury, czy sporządzać KP przy każdej płatności. Księgujemy w ewidencji VAT wszystkie faktury zgodnie z dniem ich wystawienia bez względu na to jaki jest termin płatności. Rozliczenie z podatku może być wówczas zarówno w cyklu miesięcznym jak i kwartalnym.

Konieczne jest powiadomienie Naczelnika Urzędu Skarbowego!

Wybór metody rozliczania VAT jest kwestią podatnika. Jednak by skorzystać z metody kasowej w rozliczeniach VAT należy zawiadomić Naczelnika Urzędu Skarbowego o wyborze tej metody rozliczenia. Należy dokonać tego przed końcem miesiąca poprzedzającego okres (kwartał), za który będzie stosowana metoda kasowa rozliczenia VAT. Zawiadomienie musi być dokonane w formie pisemnej zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

 #KPiR #metoda kasowa #metoda memoriałowa #księgowanie #rozliczanie VAT #podatek dochodowy #koszty bezpośrednie #koszty pośrednie