Kasa fiskalna

Zakup kasy fiskalnej czeka w zasadzie wszystkich, którzy prowadzą działalność gospodarczą.  Wyjątek stanowią firmy o niskich przychodach i te które oferują swoje produkty, czy świadczą usługi wyłącznie na rzecz firm. Czyli nie prowadzą własnej sprzedaży detalicznej. Kasy fiskalne służą ewidencjonowaniu przychodów. Zanim je wprowadzono na osobach prowadzących działalność gospodarczą ciążył obowiązek prowadzenia papierowej ewidencji sprzedaży, przy pomocy specjalnych zestawień, ostemplowanych przez urząd skarbowy. Podczas kontroli skarbowej wystarczyło pominięcie wpisania do ewidencji jakiejkolwiek dokonanej sprzedaży by właściciel firmy automatycznie podlegał karze. Wystarczyło, że urzędnik wyprzedził sprzedawcę, który nie wpisuje chociażby  najdrobniejszej sprzedaży i natychmiast, od ręki mógł karać przedsiębiorcę. Bez zapowiedzi i przedstawienia się wchodził do sklepu, kupował gumę do żucia lub lizak. Odpowiedni zagadywał, a gdy tylko pojawił się następny kupujący, a wpisu nie było, wyciągał legitymację i sporządzał wniosek o ukaranie. Czyniono tak bez względu na wysokość uszczuplenia w podatku jakie wywołał brak wpisu. Liczyły się dosłownie sekundy nieuwagi. To rodziło sporo patologii. Referent o niskich dochodach mógł łatwo "sobie dorobić" niczym milicjant z radarem przed świętami. Kasy fiskalne ucywilizowały sposób prowadzenia ewidencji.

Zarys historyczny.
Zanim wprowadzono kasy fiskalne w większych sklepach były zwykłe kasy ułatwiające pracę sprzedawcom i rozliczanie ich przez przełożonych. Dzięki nim można było szybciej policzyć zakupy dokonane przez klienta, a jednocześnie rozliczyć kasjera z manka, czy chęci okradania klienta lub właściciela sklepu. 
Pierwsze kasy pojawiły się w Ameryce w XIX wieku. Właściciel barów James Ritty z Ohio zauważył, że jego zyski maleją mimo, że jego bary odnoszą sukces. Dlatego wspólnie z bratem-mechanikiem postanowił zbudować kasę rejestrującą by móc łatwiej kontrolować swoich pracowników. Wykorzystali do tego istniejący już mechanizm, który był montowany na statkach. Zliczał on obroty śruby okrętowej. Mechanizm ten stał się sercem maszyny liczącej. Konstrukcja tych maszyn była powszechnie wykorzystywana w urządzeniach liczących i kasach stosowanych w Polsce jeszcze w latach siedemdziesiątych. Dział księgowości z tego okresu kojarzył się z dźwiękiem powszechnie stosowanych liczydeł i kołowrotków liczących. Znajomość biegłego posługiwanie się liczydłem była jeszcze nie tak dawno elementem nauki w szkołach. 

Pod koniec XIX wieku Ritty skonstruował szufladę na gotówkę podłączoną do kas. Nazwano ją „Nieprzekupny Kasjer Ritty’ego”. Solidnie wykonana szuflada była dodatkowym zabezpieczeniem gotówki przed drobną kradzieżą. Specjalny mechanizm umożliwiał otworzenie szuflady jedynie po zakończeniu transakcji. W 1883 roku, gdy kasy sprawdziły się w barach Ritty’ego postanowił je opatentować i uruchomić ich produkcję. Wiadomość o możliwości kontrolowania pracowników dzięki wymyślonym przez Ritta kasom rozeszła się szybko.  Kasy stały się powszechnie stosowane. W 1892 roku posiadały już automatycznie otwierane szuflady przy pomocy specjalnych rur pneumatycznych i do tego drukowały paragony. W 1906 roku ręczny mechanizm napędu liczydła kas zastąpiono elektrycznym. Zniknęła rączka z boku kasy. 
W następnych latach następował szybki rozwój umożliwiający wszechstronne wykorzystanie kas rejestrujących. Aż dziw bierze, że w 1932 roku napisano pracę naukową na temat kas automatycznych do samodzielnego wykorzystywania przez klientów. W celu unifikacji towarów został wprowadzony jednolity kod towarów, który w latach siedemdziesiątych przyjął formę kodu kreskowego. Zmieniły się również mechanizmy kas. Pojawiła się elektronika, ulepszono metodę druku paragonów. Pojawienie się skanera dało możliwość automatycznego wprowadzania towarów poprzez skaner. Dzięki temu  kasy automatyczne, bezobsługowe stały się istniejącym faktem. Realizacją futurystycznej pracy naukowej z początku ubiegłego roku.


Powszechne stosowanie kas stało się przyczynkiem do wykorzystania ich przez organy podatkowe w celu łatwiejszej kontroli podatkowej. By to umożliwić kasy zostały zaplombowane, a drukowane paragony były drukowane w dwu kopiach. Dla klienta i do celów archiwizacyjnych. Wraz z rozwojem technologii pojawiły się moduły rejestrujące, które wprowadzono również w Polsce. W ten sposób w 1993 roku Polska dołączyła do takich krajów jak: Rosja, Bułgaria, Serbia, Rumunia, Republika Macedonii, Albania, Mołdawia, Bośnia i Hercegowina, Kazachstan, Armenia, Gruzja, Kenia, Tanzania, Malawia, Rumunia i Etiopia w których to kasy rejestrujące zostały wyposażone w specjalne moduły fiskalne gromadzące informacje, które następnie były kontrolowane przez urzędy skarbowe. Niektóre z tych państw wkrótce przejdą na nowszy system rejestracji danych - online, umożliwiający gromadzenie informacji dotyczących sprzedaży w chmurze obliczeniowej Krajowej Administracji Skarbowe już w momencie realizacji transakcji.

 Obowiązek posiadania fiskalizowanych kas rejestrujących wprowadzono wraz z podatkiem VAT w 1993 roku. Podano wówczas kryteria jakie muszą spełniać kasy rejestrujące. Wyznaczono progi przychodów od jakich posiadanie kasy jest obowiązkowe, jak również określono kwotę odliczenia jaką możemy uwzględnić w kosztach zakupu kasy fiskalnej. Przez 25 lat przepisy te były ciągle modyfikowane. Zmieniano kwoty przychodu zwalniające z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, dołączano kolejne grupy podatników zobowiązane do tego obowiązku bez względu na wielkość przychodów, zmieniano warunki rozliczeń w kosztach zakupu kasy, jak również modyfikowano sposób archiwizacji danych objętych kontrolą skarbową. Również w 2018 roku wiele zmian zostało i zostanie wprowadzonych w zakresie prowadzenia kas fiskalnych. Pisaliśmy o tym przy okazji zmian w ordynacji podatkowej 2018.

Na dzień dzisiejszy przepisy dotyczące kas fiskalnych mówią, o obowiązku posiadania urządzenia rejestrującego w przypadku sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, jeżeli ich obrót jest wyższy niż 20 000 zł rocznie. Do kwoty tej nie zalicza się sprzedaży środków trwałych, niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jak również sprzedaży nieruchomości o ile czynność te są udokumentowane fakturą.
Przypominam, że miesięczny obrót do poziomu 1050 zł zwalnia z obowiązku rejestracji firmy. Tak, że zaraz po przekroczeniu przychodów powodujących konieczność otworzenia firmy wchodzi obowiązek ewidencjonowania przychody przy pomocy kasy fiskalnej.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie dotyczy niektórych rodzajów działalności, w których kasy fiskalne są obowiązkowe bez względu na wysokość przychodów. Szczegółową listę można znaleźć w  § 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. W przypadku osób rozpoczynających działalność gospodarczą jak również firm, które utraciły prawo do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej, obowiązek ten powstaje po dwu miesiącach od końca miesiąca kiedy tę działalność zarejestrowali, lub utracili prawo do zwolnienia.

Ulga na zakup kasy fiskalnej.
Od strony zaliczenia do kosztów prowadzonej działalności zakup kasy fiskalnej wygląda nieco inaczej niż zakup środków trwałych, czy wyposażenia związanego z prowadzoną działalnością. Podatnicy VAT odliczają 90 % ceny netto, ale nie więcej niż 700 zł bezpośrednio od podatku należnego w deklaracji VAT 7. Warunkiem koniecznym jest złożeniu pisemnego zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego, udokumentowanego fakturą zakupu. Kwota VAT od faktury zakupu kasy wpisujemy normalnie po stronie podatku VAT do odliczenia. Nie jest istotny termin kiedy kasa  przejdzie fiskalizację.
W przypadku zakupu kasy przez osobę, która nie jest czynnym płatnikiem VAT zwrot wynosi 90 % ceny brutto (nie więcej niż 700 zł) i następuje bezpośrednio na konto podatnika po uprzednim złożeniu zgłoszenia zwrotu u naczelnika urzędu skarbowego.

Kasy online.
Nowe, rejestrowane w tym roku kasy fiskalne powinny spełniać kilka warunków. Przede wszystkim powinny mieć możliwość druku na paragonach numeru NIP klienta. Powinny również archiwizować dane dotyczące sprzedaży - online, w chmurze Krajowej Administracji Skarbowej. Te ostatnie są jak na razie niedostępne. Oczywiście kasy z systemem pamięci elektronicznej mogą być używane jeszcze przez cztery lata, ale potem trzeba będzie je wymienić. Dlatego z zakupem kasy fiskalnej najlepiej poczekać, aż kasy online pojawią się na rynku.

Proponowany przez Ministerstwo Finansów termin wprowadzania kas online, jest ściśle związany z konkretnymi branżami. Kasy online będą wymagane:
a) od 01.01.2019 r. - naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania) jak również w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
b) od 01.01.2019 r. - dokonujących sprzedaży benzyny silnikowej oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych,
c) od 01.07.2019 r. - związane z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
d) od 01.01.2020 r. - fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawników, oraz związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu.

 
Cena nowej kasy fiskalnej to 1000-3000 zł w zależności od wyposażenie i możliwości podłączenia urządzeń peryferyjnych. Kasy online jak zapewniają producenci powinny być w tej samej cenie. Problem z ich dostępnością wynika jedynie z tego, że rozporządzenie o kasach online ukazało się 22 czerwca br. a oczekiwanie na homologację trwa około 3 miesięcy. Z tego wniosek że powinny pojawić się na koniec września, by można było je rejestrować od 1 października. 

Wpisywanie numeru klienta do paragonów to nowy wymóg fiskusa. Jest on niezbędne dla klientów, którzy będą chcieli po kilku dniach otrzymać fakturę na podstawie paragonu.

Należy tez pamiętać, że warunkiem ulgi na zakup kasy fiskalnej jest korzystanie z niej i serwisowanie przez minimum  trzy lata od daty zakupu.

Tegoroczne zmiany w przepisach o kasach fiskalnych wprowadziły nowość w zakresie wynajmu kas fiskalnych. Niestety sprawa jest tak świeża, że producenci i dystrybutorzy kas nie mają jeszcze takiej usługi w swojej ofercie.

#kasa rejestrująca #kasa fiskalna #urządzenia rejestrujące #fiskalizacja #ewidencja sprzedaży